Die Gästemappe - Urlaubslektüre Nr. 1

Die perfekte Gästemappe für die Ferienwohnung

Abwechslungsreich gestaltete Gästemappen sind ein wichtiges Aushängeschild jeder Ferienwohnung. Eine professionelle Gästemappe kann sowohl gedruckt als auch digital zur Verfügung gestellt werden. Dieser Leitfaden mit persönlichen Inspirationen, Tipps und einigen Best-Practice-Beispielen soll Ihnen helfen, eine einzigartige, lesenswerte Gästemappe zu verfassen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gästemappe zur wichtigsten Urlaubslektüre wird und kein trostloses Dasein in der Ecke Ihrer Ferienwohnung fristet. Am Ende des Beitrages finden Sie unsere kostenlose Muster Gästemappe als Word-Dokument.

Gästemappe Ferienwohnung

Weder zu spärlich noch zu überladen sollten Gästemappen sein. Für den Wiedererkennungswert: Logo, Schrift und Farben sollten dem charakteristischen Erscheinungsbild der Ferienwohnung und Webseite entsprechen.

In den letzten Jahren habe ich viele Gästemappen gesehen und studiert. Es gab 100-seitige Wälzer, 1-seitige Anleitungen, gedruckte Ordner mit Eselsohr-Seiten, Video-Einführungen, Fotobücher, E-Mails mit einer Gästemappe als PDF-Anhang, digitale Gästemappen als App oder ganze Tablets. Auf der Grundlage dessen, was ich persönlich als gut empfunden und gelernt habe, habe ich eine Checkliste erstellt, die Ihnen helfen soll, eine Willkommens-Mappe für Ihr Ferienhaus oder Ihre Ferienwohnung zusammenzustellen, die von Ihren Gästen tatsächlich gelesen wird.

Beginnen Sie mit dem Gesamtbild

Lassen Sie uns zunächst aus der Vogelperspektive betrachten, warum wir uns überhaupt die Mühe machen, eine Gästemappe für die Ferienwohnung zusammenzustellen. Ihre Gäste möchten einfache Antworten auf ihre Fragen. Ihre Gäste möchten die Informationen in einem leicht lesbaren Format zur Verfügung gestellt bekommen. Ihre Gäste wollen allerdings keine Regeln; sie wollen Zugang zu etwas Aufregendem! Sie erkennen den roten Faden? Hier geht es in erster Linie um Ihre Gäste. Obwohl auch Sie als Vermieter davon profitieren. Mit einer Infomappe haben Sie einen Ort, an dem Sie alle Ihre Mietinformationen aufbewahren können. Das erspart Ihnen bestimmt einige nächtliche Telefonanrufe.

Aktualität und Hygiene sind wichtig. Ringordner bieten gegenüber gebundenen Mappen den Vorteil, dass Seiten ausgetauscht werden können. Schweißen Sie Seiten am besten in abwaschbare Folie ein.

Brainstorming für Inhaltsideen

Jedes Begrüßungsbuch wird (und sollte!) anders sein, je nach Ihrer Ferienwohnung und Ihrer Zielgruppe. Denken Sie darüber nach, wie es war, als Sie selbst zu Gast in einer Ferienwohnung waren. Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Was würden Sie sich wünschen, dass Ihr Gastgeber anders gemacht oder Ihnen gesagt hätte? Wenn Sie das nächste Mal zu Ihrer Ferienwohnung reisen, geben Sie vor, ein Gast zu sein und dokumentieren Sie jeden Teil Ihrer Reiseerfahrung. Hausnummer hinter einem Baum versteckt? Verwirrende Fernbedienungen für TV und DVD-Player? Wenn die Bedienung von technischen Geräten Ihnen Schwierigkeiten bereitet, können Sie darauf wetten, dass Ihre Gäste auch daran verzweifeln werden. Überprüfen Sie Ihre Gastkommunikation. Was fragen Ihre Gäste Sie immer? Welche Punkte erwähnen sie in Bewertungen? Welche Wünsche werden genannt? Erstellen Sie am besten eine Checkliste, bevor Sie mit der Gestaltung beginnen.

Geben Sie den Link an, der zur Online-Bewertung führt. Ausgedruckte Bewertungsbögen in Infomappen helfen in der Angebotsverbesserung, jedoch nicht direkt bei der Kundengewinnung. Dies geschieht nur, wenn die Bewertung online ist.

Betrachten Sie Ihre Marke

Was damit gemeint ist? Zwar ist die Information der Gäste über die Müllentsorgung nicht gerade eine Gelegenheit zur Markenbildung, aber sehr wohl die Art und Weise der Gestaltung, also wie Sie die Informationen präsentieren.

In einer von mir besuchten Ferienwohnung bin ich einmal auf ein knapp 50-seitigiges Buch als Gästemappe gestoßen. Mein erster Gedanke war: So viel Information!  Aber, um fair zu sein, die Informationen waren tatsächlich sehr hilfreich und einnehmend. Viele lokale Tipps und sehr leicht zu lesen. Kein 50-seitiges Regelbuch. Kurz gesagt, dieses detaillierte Buch war Teil des Markenzeichens der Ferienwohnung. Denn die Zielgruppe dieser Ferienwohnung waren wissbegierige, weltoffene Entdecker, die eifrig eine detaillierte Mappe lesen würden.

Inhalte der Gästemappe für die Ferienwohnung

1. Willkommen

Beginnen Sie mit einem „Hallo“ für Ihre Gäste. Stellen Sie sich und Ihre Ferienwohnung oder Ihr Ferienhaus kurz vor. Vergessen Sie nicht anzugeben, wie Sie telefonisch erreichbar sind. Wenn Sie sich für eine digitale Gästemappe entscheiden, überlegen Sie, ob Sie eine persönliche Videobotschaft einbauen möchten. Es muss nicht extravagant sein, ein einfaches „Hallo“ und ein paar nette Worte der Begrüßung genügen schon.

Besteht die Möglichkeit der namentlichen Ansprache? Es müssen keine handschriftlichen Zeilen sein. Sie können am PC einen Brief in einer Handschrift verfassen, den Namen einsetzen und ausdrucken.

2. Informationen zur Anreise

Fügen Sie die Anreisezeit, eine Wegbeschreibung mit dem Auto und/oder den öffentlichen Verkehrsmitteln, Anweisungen zur Schlüsselübergabe, Angaben zum Parken am Ferienhaus und ganz wichtig das Wlan-Passwort hinzu. Schreiben Sie das Wlan-Passwort gleich zu Beginn und unübersehbar in Ihre Gästemappe, sonst klingelt das Telefon umgehend! Beeindrucken können Sie Gäste mit einem Geschenk (z. B. ein Rabattcode für ein Weingut in der Umgebung) gleich zu Anfang in Ihrer Gästemappe.

Vergessen Sie nicht, Ihre Erreichbarkeit bei Fragen oder Problemen anzugeben. Und ganz wichtig das Wlan-Passwort.

3. Informationen zur Abreise

Angaben zur Abreisezeit, zum Standort der Mülltonnen, Informationen zu nötigen Aufräumarbeiten vor Abreise, Anweisungen zum benutzten Frühstücksgeschirr: Niemand reist gerne am Ende eines tollen Urlaubs ab. Halten Sie also diese Anweisungen zur Abreise leicht und einfach! Vermeiden Sie möglichst zu belehrenden Formulierungen.

4. Praktisches zur Ferienwohnung (Hausordnung)

Eine kurze und prägnante Erläuterung, welche Technik es in Ihrer Ferienwohnung gibt und wie sie funktioniert, gehört in jede Gästemappe. Sie wissen schon, worum es geht: Anleitungen zur Nutzung von Heizung, Klimaanlage, Fernseher, Radio, DVD-Player, Waschmaschine, Mikrowelle, Herd, Smart Home Geräte – um nur einige zu nennen. Vergessen Sie nicht den Standort der Gerätehandbücher in der Unterkunft anzugeben. Anleitungen technischer Geräte können in unserer modernen Zeit langwierig werden und sollten nicht detailliert in der Gästemappe aufgeführt werden, sondern besser an einem anderen Ort aufbewahrt werden. Oder Sie erstellen hierfür einen separaten Ordner mit entsprechenden Infos. Ebenso sollten Anleitungen zum Grillen im Freien usw. in der Infomappe vorhanden sein. Kompliziertere Geräte können auch mit Hilfe von Bildern oder Skizzen erläutert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste die Hausregeln der Unterkunft kennen. Eine übliche Form der Darstellung ist eine Auflistung von A – Z.

Als mein Mann und ich noch ohne Kinder waren, verbrachten wir einmal ein Wochenende in einer Luxusferienwohnung. Diese verfügte über eine Dachterrasse mit einem hochmodernen Whirlpool. Perfekt für einen Drink am Abend und einen Blick in die Sterne. Das Problem? Wir konnten keine Anweisungen zur Nutzung finden und blieben frustriert zurück. Am nächsten Tag erklärte uns der Vermieter wie es funktioniert, aber dann zogen Wolken auf und es war zu spät. Was ich damit sagen möchte: Manchmal sorgen langweilige (und einfache) Anleitungen für großartige Erinnerungen!

5. Besondere Extras in der Ferienwohnung

Weisen Sie Ihre Gäste, auf die von Ihnen bereitgestellten Extras wie beispielsweise Brettspiele, Bücher, Spiele für draußen, Holzkohlebriketts für den Grill hin. Extras in der Ferienwohnung müssen nicht aufwändig und teuer sein. Sie müssen nur Wirkung zeigen, indem sie nützlich und durchdacht sind. Es kann z. B. zu großen Fragezeichen bei Gästen führen, nutzlose Grillutensilien im Ferienhaus zu finden (oder in manchen Fällen gar keine!) Heben Sie diese in Ihrer Gästemappe unbedingt hervor. Zum Beispiel: „Wir lieben es, frische Meerestiere und Gemüse vom lokalen Markt zu grillen. Benutzen Sie unseren Grillkorb, damit Ihr Fisch in einem Stück bleibt!“

6. Anweisungen für Notfälle und Notfallnummern

Was sollten Gäste in einem Notfall tun? Geben Sie klar an, wo sich der Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kasten in der Ferienwohnung befindet. Welche Nummer ist für den Feuerwehr-Notruf zu wählen, wo befindet sich das nächste Krankenhaus, die nächste Apotheke, der nächste (internationale) Geldautomat.

Schaffen Sie eine separate Notfallschublade mit z. B. Ersatzbatterien, LED-Leuchten, Schraubenzieher, Fleckensalz, Tesafilm, Kugelschreiber, Taschenlampe.

7. Persönliche Empfehlungen

Für die meisten Gäste ist die besuchte Urlaubsregion neu. Sie werden zuerst bei Google und TripAdvisor recherchieren, um die Umgebung kennenzulernen. Diese Recherchen kosten sie nicht nur Zeit (ein kostbares Gut während eines einwöchigen Aufenthalts), sondern sie werden auch von der breiten Masse angeführt. Massentourismus ist derzeit nicht das, wonach wir streben! Führen Sie Ihre Gäste herum. Schlagen Sie ganz- oder halbtägige Reiserouten vor. Diese Anregungen sind speziell, wenn sie ein Mittagessen in der versteckten Hafenbar und eine Wegbeschreibung zum perfekten Ort zum Fotografieren beinhalten. Uns Gästen gefällt nichts mehr als das Gefühl, etwas erlebt zu haben, von dem nur wenige andere wissen. Vor allem, wenn soziale Medien uns erlauben, den Moment zu teilen!

Auf unserer Rundreise durch Florida fragten wir den Besitzer unserer Ferienwohnung nach dem besten Platz für einen Sonnenuntergang. „Bester Sonnenuntergangsplatz…. Erkundet anstelle des überfüllten Mallory Square auf Key West (langwierige Parkplatzsuche inklusive) lieber die ruhige Insel Islamorada. Geht in eine Bar, kauft etwas Wein, dann dürft ihr auch das Auto dort parken“. Fazit: Zeitersparnis + örtlicher Tipp = glückliche Gäste!

Denken Sie neben Tagesausflügen oder Aktivitäten am Abend auch an die Nahversorgung in der Umgebung und die Alltagsroutinen der Urlauber. Gehen Ihre Gäste gerne joggen? Erstellen Sie eine Rubrik mit dem Titel „Jogging-Routen, die Sie für immer in Erinnerung behalten werden“. Vielleicht wollen Ihre Gäste aber auch wissen, wo der beste Teil des Strandes zum Muschelsammeln ist? Oder wo die nächste Mietstation für Fahrräder ist. Zeigen Sie es ihnen!

Treffen Sie eine Auswahl. Mehr als eine Handvoll Ausflüge können Gäste nicht machen! Besonders gut eignen sich Bestenlisten mit den „Top 5 Ausflugsziele“ oder den „Top 3 Stränden der Umgebung.

8. Restaurants & Co.

Natürlich sollten Informationen zu regionalen Spezialitäten und Restaurantempfehlungen nicht fehlen. Geschmäcker sind verschieden, daher empfehlen Sie eine gute Mischung aus regionaler und internationaler Küche. Von der einfachen Imbissbude am Strand bis zum Gourmettempel: Bestenfalls geben Sie 3 – 4 Tipps für den kleinen und großen Geldbeutel.

9. Besondere Extras und Aktuelles

Wie Sie Ihre Gäste wirklich beeindrucken können?  Mit gastorientierten Inhalten und Dingen, die die meisten Vermieter von Ferienwohnungen nicht standardmäßig mit einbeziehen. Was dies sein kann? Hier kommen einige Beispiele:

  • Ihre Gäste sind in der Regel Selbstversorger – und das von Beginn an. Führen Sie praktische Lebensmittelgeschäfte auf, die auf dem Weg vom Flughafen zur Ferienwohnung liegen.
  • Bieten Sie an, die Ferienwohnung mit einem Starterpaket an Lebensmitteln zu bestücken. Damit punkten Sie garantiert.
  • Teilen Sie mit, was Gäste machen können, wenn Sie zu früh ankommen (vor der vereinbarten Check-In Zeit), z. B. ein tolles Restaurant für die quengelnden Kinder.
  • Bieten Sie Sonderangebote für Gäste auf lokalen Touren/Attraktionen an. Ein Anbieter, der die Chance auf 20-30 Gästeempfehlungen pro Jahr hat, wird sicherlich etwas anbieten!
  • Schlagen Sie Aktivitäten vor, die zu Ihrer Zielgruppe passen (z. B. Anregungen für Familien oder Ideen für die Zeit zu zweit).
  • Fügen Sie ein regionales Rezept des Monats mit Gruß vom Gastgeber als Anregung zum Nachkochen bei.

Programmhighlights und aktuelle Veranstaltungen kommen am besten auf einer eigenen Seite zur Geltung und können so regelmäßig aktualisiert werden.

10. Schöne Fotos nicht vergessen

Sie alle wissen, dass es professionelle Fotos sind, die dieses viel zitierte Urlaubsgefühl entfachen. Warum also den Gast mit einer Wand voller Text erschlagen? Die Gästemappe ist sicherlich eine Quelle wertvoller Informationen, aber es sollte auch eine Quelle der Inspiration sein. Wenn Sie über Pool- oder Hausregeln und den CoronaKnigge schreiben, fügen Sie ein Foto des Pools bei. Wenn Sie die Bilder mit dem Text ausbalancieren, werden Ihre Gäste zum Lesen animiert.

Psychologisch gesehen fühlt es sich weniger wie ein Regel-/Instruktionsbuch und mehr wie eine Urlaubslektüre an, wenn Sie schöne Aufnahmen hinzufügen, die Ihren Text ergänzen.

Teilen Sie Ihre Gästemappe

Wie teilen Sie Ihre Infomappe am besten mit den Urlaubern? Kaffee-gefärbter Ordner oder elegantes digitales PDF oder App? Wenn Sie zu denen gehören, die sagen: „Meine Gäste lesen nie das, was ich ihnen schicke“, dann ist es an der Zeit, das Format und die Art und Weise, wie Sie Ihre Gästemappe weitergeben, zu überdenken! Wir Urlauber lesen Informationen, die interessant und gut präsentiert sind. Angenommen, Sie haben etwas Besonderes geschaffen (und nicht nur eine Mappe weil Sie es müssen), dann müssen Sie dafür werben. Wie bei allen großartigen Inhalten geht es um das Teilen. Sagen Sie nicht einfach: „Hier ist meine Gästemappe“. Machen Sie es verlockend!

Senden Sie vor Anreise die Gästemappe per E-Mail an Ihre Gäste mit einer netten Botschaft. „Wir wissen, wie es ist, an einen neuen Ort zu reisen. Deshalb haben wir ein Begrüßungsbuch erstellt, um Ihnen Ihre Ferienwohnung und unsere Region zu zeigen!“

Muster-Gästemappe zum Download

Mit Hilfe unserer Muster-Gästemappe können Sie Ihre ganz individuelle Gästemappe für Ihre Ferienwohnung selbst gestalten.


Jetzt sind Sie an der Reihe! Haben Sie Ergänzungen, Anregungen oder eine andere Meinung zu diesem Thema? Dann schreiben Sie uns Ihr Feedback doch einfach in die Kommentare weiter unten, wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.

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Kommentare

  1. AvatarSigrid Hering

    Danke für Ihre Tipps und Anregungen!
    Sie sind bei mir offene Türen eingelaufen, da ich gerade überlege, wie ich meine Gäste noch besser begrüßen kann.
    Es freut mich, dass wir bereits zu 90 % übereinstimmen. 😊.
    Was ich mir mitnehme : einen noch etwas fröhlicheren Tonfall und eine zusätzliche Dokumentation als PDF, die ich in Zukunft vor der Anreise verschicken werde.
    Denn meine Infos vor Ort müsste ich fast jedes Jahr aktualisieren, weil meine Wohnung immer schöner wird. Das wiederum freut natürlich alle 🌞👌😊.

    Zudem haben Sie mir die Angst genommen, so eine Vorabpräsentation könnte zu „aufdringlich“ sein.

    Dankeschön!
    Sigrid Hering

  2. AvatarBernd Rücker

    Vielen Dank für diesen tollen Service!
    Vor mehr als 10-Jahren hat ein bekannter Konkurrent ähnlich hilfreichen Service angeboten, wurde sehr erfolgreich und hat darüber auch wieder über seinen Service vergessen. Heute ist es ein ökonomisch orientiertes Unternehmen mit unpersönlichem Callcenter und ungeschulten Mitarbeitern, die des deutschen kaum mächtig sind.
    Ich wünsche Euch den gleichen Erfolg! Mögt ihr dem Marktführer den Platz abringen aber Euren Prinzupien treu bleiben!
    Herzlichen Dank für viele Jahre guter Zusammenarbeit!
    Bernd R.

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