Ferienhaus öffne Dich – 8 Tipps zur Schlüsselübergabe

Wie kommt der Schlüssel der Ferienwohnung sicher und komfortabel zum Gast? Bei Gastgebern, die ihre Ferienunterkunft aus der Ferne verwalten und vermieten ist die sichere Übergabe ein viel diskutiertes Thema. Dank smarter Technologien und neuen Dienstleistern stehen immer mehr Alternativen zur Verfügung. Doch welche ist aus Sicht des Gastes die sinnvollste? Und was sollten Sie, als Vermieter oder Besitzer beachten? Unsere 8 Tipps verraten es Ihnen!

Schlüsselversteck, persönliche Schlüsselübergabe oder Smartlock Systeme? In diesem Beitrag haben wir die verschiedenen Möglichkeiten der Schlüsselübergabe anhand der Kriterien Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten mal etwas genauer für Sie unter die Lupe genommen. 2 Punkte, die wir jedoch vorab gerne festhalten möchten:

1. Die EINE perfekte Lösung bzw. Methode für den Zugang gibt es nicht. Die Art der Schlüsselübergabe sollte sowohl zu Ihnen als auch zu Ihren Gästen passen!

2. Sie sollten stets sicherstellen, dass kein Fremder Zutritt zur Ferienwohnung oder zum Ferienhaus hat, um Ihr Inventar und Ihre Gäste zu schützen!

1. Das Schlüsselversteck – Wer hat Lust zu suchen?

In ländlichen Gegenden gibt es sie vereinzelt tatsächlich noch: Furchtlose Gastgeber, die den Schlüssel einfach im Schloss stecken lassen. Doch die bequemste Variante ist zugleich die unsicherste. Ob unter der Fußmatte oder im Blumentopf, es gibt viele Möglichkeiten, diesen besser zu verstecken. Einige Hersteller bieten sogar kreative Attrappen, wie hohle Steine und Thermometer mit Fach als heimliches Versteck an. Sie sollten jedoch gut abwägen, ob Sie dieses Sicherheitsrisiko zugunsten einer einfachen und kostengünstigen Schlüsselübergabe eingehen möchten. Ein weiterer Nachteil: Der Gast muss das Depot erst einmal finden und Sie sicherstellen, dass Sie nicht doch einmal vergessen, wo der Schlüssel versteckt wurde. Denn sonst beginnt schnell die große Versteck-Suche.

2. Ein Hoch auf die persönliche Schlüsselübergabe

Sicherlich haben Sie es bereits selbst schon einmal erlebt, dass Ihre Mieter bei Anreise nicht zum vereinbarten Zeitpunkt an der Ferienwohnung eingetroffen sind. Besonders problematisch wird es dann, wenn die ursprüngliche Anreise schon spät vereinbart war und Sie den Gast nicht erreichen können. Keine Frage: Die persönliche Schlüsselübergabe ist mit Organisations- und Zeitaufwand verbunden und nicht immer machbar. Aus Sicht des Gastes ist die persönliche Begrüßung jedoch in vielen Fällen die angenehmste Art der Schlüsselübergabe. Einen lokalen Ansprechpartner zu haben, gibt vielen Ferienwohnungs-Gästen ein Gefühl der Sicherheit.

Auch für Sie bringt die persönliche Schlüsselübergabe eine ganze Reihe von Vorteilen. Sie können Ihren Gästen bei Ankunft das Ferienhaus in Ruhe zeigen und auf Besonderheiten und Funktionsweisen der technischen Geräte hinweisen. Und nicht zu vergessen: Sie lernen Ihre Gäste persönlich kennen und übergeben Ihre Ferienwohnung mit einem hoffentlich guten Gefühl in nicht mehr ganz so fremde Hände.

Tipp 2: Die Schlüsselübergabe ist ein guter Zeitpunkt, persönliche Restaurantempfehlungen auszusprechen und Tipps für Unternehmungen zu unterbreiten.

3. Der Postversand -Wenn das mal gut geht

Den Schlüssel per Post versenden? Kann man machen, ist jedoch nicht wirklich empfehlenswert. Kommen Gäste aus dem gleichen Land, stellt der Versand zwar eine kostengünstige Möglichkeit dar, ist jedoch bei schnellem Bettenwechsel trotz Expressversand und Sendungsverfolgung nicht sonderlich zuverlässig. Ein Paket kann immer mal verloren gehen oder verspätet zugestellt werden.

Tipp 3: Auch auf die Hinterlegung des Schlüssels im Briefkasten sollten Sie lieber verzichten. In Deutschland lehnen Hausratsversicherungen jegliche Haftung ab, wenn ein Haustürschlüssel im Briefkasten deponiert wurde. Der Briefkasten kann in der Regel noch leichter gewaltsam geöffnet werden als ein Türschloss.

4. Vermietungsagenturen – Guter Service hat seinen Preis

Für viele Gastgeber ist die unkomplizierteste Art der Schlüsselübergabe eine spezialisierte Vermietungsagentur zu beauftragen. Neben der Schlüsselübergabe übernehmen diese Dienstleister oftmals noch weitere Aufgaben rund um den Check-In Prozess. Beachten Sie, dass ein solcher Service mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, die Ihren Gewinn aus der Vermietung schmälern. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter des Vermietungsservice Ihre erwarteten Qualitätsstandards erfüllen. Reisen Gäste außerhalb der üblichen Check-In Zeiten oder verspätet an, können zusätzliche Aufschläge anfallen. Bevor Sie sich für eine Vermietungsagentur entscheiden, prüfen Sie den gebotenen Leistungsumfang und die Konditionen detailliert.

Tipp 4: Für den Fall, dass Sie eine zuverlässige Reinigungskraft, einen gewissenhaften Hausmeister oder nette Nachbarn haben, lohnt es sich nachzufragen, ob sie die Schlüsselübergabe im Notfall (gegen eine kleine Aufwandsentschädigung) übernehmen.

5. Das lokale Schlüsselcafé – kommt der Trend auch nach Deutschland?

Ein Trend aus den USA, Kanada und Großbritannien, der langsam nach Deutschland überschwappt sind sogenannte lokale Schlüsselcafés. Das Prinzip dieser Anbieter ist simpel und ähnlich dem von Paketstationen. Sie kooperieren mit Tankstellen, Restaurants und Cafés, die den Schlüsselaustausch übernehmen. Hier können Gastgeber ihren Schlüssel gegen eine geringe Gebühr deponieren. Sobald ein Gast anreist, kann er sich mit einem eindeutigen Nummern-Code den hinterlegten Schlüssel abholen. Die langen Öffnungszeiten der Geschäfte machen diese Art der Schlüsselübergabe für den Nutzer flexibel.

Tipp 5: Gibt es in Ihrer Umgebung noch kein Schlüsselcafé? Vermutlich aber einen Bahnhof oder ein größeres Einkaufszentrum. In der Regel verfügen diese ebenfalls über Schließfächer mit Zahlencodes, in denen Sie Ihren Schlüssel sicher hinterlegen können.

6. Der Schlüsselsafe – vielfach im Einsatz

In der Ferienhaus-Vermietung beliebt und mittlerweile weit verbreitet sind Schlüsseltresore. Hierbei handelt es sich um kleine, robuste Boxen, die an der Hauswand montiert werden. Zu öffnen sind diese Mini-Tresore mittels Eingabe einer Zahlenkombination. Bei vielen kann der Code individuell aus der Ferne generiert werden. Sogar unterschiedliche Gültigkeitsdauern sind einstellbar, wichtig bspw. für Reinigungskräfte.

Ein Nachteil: Einen 100% Schutz vor Diebstahl gibt es nicht. Es ist möglich, dass ein Schlüsselsafe mit einigem Aufwand geöffnet werden kann. Platzieren Sie daher die Schlüsselbox so, dass diese von außen nicht direkt sichtbar ist. Achten Sie auf eine einfache Bedienung für den Nutzer. Kann der Gast zum Beispiel bei Dunkelheit problemlos auf den Schlüssel zugreifen? Ist die Box witterungsbeständig? Raue Wetterbedingungen können die ordnungsgemäße Funktion von Schließfächern beeinträchtigen.

Tipp 6: Sparen Sie beim Kauf eines Schlüsseltresors nicht am falschen Ende und achten Sie auf Qualität. Safes aus Edelstahl haben zwar höhere Anschaffungskosten, können sich bei Ferienhäusern in Meeresnähe aufgrund des hohen Salzgehaltes in der Luft lohnen, da diese korrosionsbeständiger sind.

7. Urlaubsstart per Nummercode

Zeitraubende Schlüsselübergaben gehören dank elektronischer Türschlösser der Vergangenheit an. Bei dieser Variante von Anbietern wie Burg Wächter oder Mansunt gibt es keinen Schlüssel mehr. Die Eingabe einer Zahlenkombination genügt, um das Schließsystem zu entriegeln. Ihre Besucher erhalten von Ihnen automatisch generierte und auf den jeweiligen Zeitraum der Buchung abgestimmte Zutrittsberechtigungen. Sie können Ihren Mietern beispielsweise einen Zahlencode senden, der am 18. März nur von 15:00 Uhr bis zum 24. März um 11:00 Uhr funktioniert.

• Größtenteils werden elektronische Schlösser mit Batterien betrieben, die regelmäßig gewechselt werden müssen. Hochwertige Modelle informieren Sie aber rechtzeitig über einen nötigen Wechsel.
• Nicht jeder Türzylinder kann in eine elektronisch betriebene Lösung umgerüstet werden, ein vorheriger Austausch kann erforderlich sein.
• Für die Installation ist ein wenig handwerkliches Geschick erforderlich.
• Elektronische Schließzylinder lassen sich mit einer Alarmanlage verbinden, sodass man beim Betreten des Hauses die Alarmanlage automatisch ein- oder ausschalten kann. Dadurch wird die Sicherheit nochmals erhöht.

Im Vergleich zu herkömmlichen Safes fallen etwas höhere Anschaffungskosten an, die sich im Laufe der Jahre jedoch amortisieren dürften. Denn verlorene Schlüssel und kostenintensiver Schlössertausch gehören mit dieser Lösung der Vergangenheit an. Sollte Ihr Feriengast den Zahlencode vergessen, reicht ein Anruf beim Ihnen und das Problem ist gelöst.

Tipp 7: Denken Sie daran, dass elektronische Schlösser, wie jedes technische Gerät auch mal defekt sein können. Sie sollten einen Reserveschlüssel in der Umgebung hinterlegen, falls Probleme mit der Bedienung bestehen.

8. Smart Lock Systeme – wie hoch ist die Akzeptanz?

Es geht noch smarter. Noch relativ neu auf dem Markt und besonders bei Technik-Enthusiasten beliebt, sind intelligente Türschlösser. Sogenannte Smart Locks sind eine Kombination aus einem herkömmlichen mechanischen Türschloss, das elektronisch via Smartphone geöffnet und verriegelt wird. In vielen Fällen kann auch hier das bereits existente Schloss mit einem entsprechenden Aufsatz aufgerüstet werden. Als Gastgeber können Sie den Zugang zur Wohnung mit dem Smartphone aus der Ferne steuern, denn smarte Schlösser funktionieren über WLAN oder Bluetooth. Nur wenn von einem autorisierten Smartphone ein Signal empfangen wird, lässt sich die Ferienwohnung öffnen. Dafür sendet das Gerät einen digitalen Code per App, der über eine Schnittstelle an das Smart Lock übermittelt wird und den Schlüssel im Schloss dreht.

Schon gewusst?

Laut einer Befragung von Bitkom Research nutzen Bürger im Schnitt 4 Reise-Apps für ihre Urlaubsplanung. Für 31 Prozent soll das Suchen nach dem Zimmerschlüssel künftig der Vergangenheit angehören. Sie wollen ihr Smartphone als Türöffner nutzen und die Unterkunft künftig per App öffnen und wieder verschließen.

Ab dieser Saison setzt die Wangerland Touristik auf digitale Schlösser für Strandkörbe an der Nordsee. Ganz einfach per App können die online gemieteten Strandkörbe geortet und per App geöffnet werden können.

Bitte bedenken Sie: Sowohl Sie als auch Ihre Gäste benötigen jeweils ein Smartphone, welches internetfähig ist. Bereits ein leerer Akku sorgt dafür, dass Ferienhausgäste vor verschlossener Ferienwohnung stehen. Die erforderliche Installation einer App kann teilweise eine zusätzliche Hemmschwelle sein. Der ein oder andere Gast möchte in seinem Urlaub lieber auf sein Smartphone verzichten. Ein weiterer Nachteil von Smartlocks ist, dass sie nur an einer Tür Ihrer Ferienunterkunft angebracht werden können. Mehrere Türen erfordern mehrere Smart Locks.

Intelligente Schlösser werfen zudem Datenschutzfragen auf, wenn sie für Ferienwohnungen verwendet werden. Smart Lock Systeme können aufzeichnen, wann und wie oft jemand eine Unterkunft betritt und diese Daten an den Eigentümer weiterleiten. Einige Mieter werden nicht begeistert sein, dass der Vermieter genau weiß, wann er kommt und geht. Dies dürfte insbesondere ein Problem für Reisende sein, die noch nicht mit der Smart-Home-Technologie vertraut sind.

Tipp 8: Bei aller Begeisterung für Smart-Lock-Technologien, bei der Verwendung in einer Ferienwohnung gibt es Besonderheiten zu beachten. Sollten Sie sich für ein elektronisches Türschloss entscheiden, greifen Sie lieber auf die Variante mit Code-Eingabe zurück. Diese gestaltet den Prozess für die Gäste insgesamt reibungsloser und dürfte (derzeit noch) eine höhere Akzeptanz bei Ihren Gästen haben.

Wie oft im Vermieteralltag gibt es auch bei der Schlüsselübergabe für die Ferienwohnung nicht die EINE perfekte Lösung. Fragen Sie sich: Wer ist meine Zielgruppe und welche Erwartungen hat diese.

Wie lässt sich Ihr Ferienhaus oder Ihre Ferienwohnung öffnen? Welche Technologien und Schließsysteme werden sich aus Ihrer Sicht in Zukunft durchsetzen? Kommentieren Sie gerne unseren Beitrag!