Gastgebermagazin

Check-in in der FeWo- das perfekte Ankunftserlebnis

Inhaltsverzeichnis

Voller Vorfreude geht es in den Urlaub. Der erste Eindruck bei Ankunft der Ferienwohnung ist dann meist entscheidend für die Gesamtbewertung des Aufenthalts im Nachhinein. Wir haben einige wichtige Punkte und Tipps für Sie zusammengefasst, die vielleicht den kleinen aber feinen Unterschied bewirken können.

Bei der Ankunft wird der Rahmen für den gesamten Aufenthalt gesetzt

Der tatsächliche Zustand der Ferienwohnung oder des Ferienhauses ist der wichtigste Faktor für das Ankunftserlebnis. Unterkünfte, die den Gast-Erwartungen entsprechen oder diese sogar übertreffen, können sogar negative Erfahrungen im Vorfeld der Reise aufwägen. Gäste freuen sich, wenn die gebuchte Unterkunft so war, wie sie im Inserat beschrieben oder auf den Bildern gezeigt wurde.

Reisende sind sich enttäuscht, wenn für eine Unterkunft zu viel versprochen wurde oder im Inserat aufgeführte Ausstattungsmerkmale fehlen. In letzterem Fall können Sie das Ankunftserlebnis nur noch retten, indem Sie diese Belange schnell angehen, um die Erwartungen zu erfüllen. Fordern Sie Gäste dazu auf, sich umgehend zu melden, falls etwas Erwartetes fehlt oder defekt ist.

Überraschen Sie mit einem Gastgeschenk

Wenn es darum geht, was eine gute Ferienwohnung ausmacht, denkt man in erster Linie an Sauberkeit, eine gute Ausstattung oder bequeme Betten. Und dies ist auch richtig so. Doch darüber sind es oft im besonderen Maße die kleinen Dinge, die Ihren Gästen einen Aufenthalt bescheren, an den sie sich auch später noch gerne erinnern. Einer dieser kleinen, oft übersehenen Faktoren sind Gastgeschenke. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, was zu Ihrer Zielgruppe passt und wie Sie es wirkungsvoll präsentieren können.

Besonders schön finden wir z.B. den Willkommenstisch des Wernigeröder Bergchalets.

© Wernigeröder Bergchalet

Gestalten Sie den Check-in so angenehm wie möglich

Gerade Familien benötigen detaillierte Informationen zu den Check-in-Zeiten, um Aktivitäten für Kinder einzuplanen und sie während der Wartezeit zu unterhalten.

Stellen Sie klare Informationen über den Zugang zur Unterkunft bereit. Wissen Sie jetzt bereits, dass das Parken vor Ort sich als schwierig erweisen wird? Um dieses Problem zu beheben, könnten Sie in Erwägung ziehen, Informationen zum Parken in Ihre Unterkunftsbeschreibung oder in die Kommunikation vor der Ankunft mit aufzunehmen. Dies ist besonders für Autoreisende nützlich. Für Flugreisende oder Bahnreisende hingegen sind Informationen zu weiterführenden Transportunternehmen (Shuttle, Bus- oder Taxiservice) wichtig, damit sie den Transport rund um die Check-in-Zeiten planen können.

Tipp: Über eine Empfehlung eines Transportunternehmens oder eine Karte mit eingezeichneten Parkplätzen samt Gebühren freuen sich Ihre Gäste bestimmt!

Bestätigen Sie Gäste in ihrer Entscheidung

Reisende, die länger als ein paar Nächte bleiben, suchen oft nach mehr Sicherheit, weil sie höhere Ausgaben haben. Sie können dazu beitragen, Bedenken auszuräumen, indem Sie mehr über die Vorzüge Ihrer Ferienwohnung erzählen. Am besten können Sie dies mit der Bereitstellung einer Gästemappe tun, in der sowohl die Vorzüge der Unterkunft als auch der Region zu finden sind.

Eine Muster-Gästemappe stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Tipp: Manchmal befindet sich ein Aufkleber am Router, manchmal sind sie irgendwo im A-Z der Gästemappe versteckt und manchmal fehlen sie komplett. Wovon die Rede ist? Von den Zugangsdaten zum W-Lan. Diese sind oft das Erste, wonach Gäste bei Ankunft suchen. Stellen Sie einen kleinen Bilderrahmen mit einem QR Code und den Zugangsdaten auf eine Kommode/Tisch im Eingangsbereich. Kleiner Einsatz mit einer sehr großen Wirkung. Versprochen!

Flexibles Einchecken ist zu einer Priorität für Reisende geworden

Sie sollten Information zum Check-in und Check-out bereits in Ihrem Inserat und auch in der Kommunikation vor Anreise geben, damit Urlaubsgäste im Vorfeld darüber informiert sind und so die An – und Abreise entsprechend planen können.

Viele Gastgeber präferieren mittlerweile einen selbständigen Check-in ihrer Gäste ohne persönlich vor Ort zu sein. Sei es aus Zeitgründen oder weil man einfach nicht vor Ort ist. Schlüsselsafes oder gar Smart-Lock-Systeme ermöglichen dies. In unserem Beitrag Ferienhaus öffne Dich lesen Sie mehr zur Schlüsselübergabe in Ferienwohnungen.

Über einen spontanen „Early-Check-in“ freuen sich Ihre Gäste vielleicht auch. Ein Beispiel: Haben Sie als früheste Check-In Zeit 16.00 Uhr angegeben, Ihre Unterkunft ist aber ausnahmsweise schon um 14.00 Uhr bezugsfertig? Dann teilen Sie dies Ihren Gästen kurzfristig mit. Sie werden erstaunt sein, wie viele Gäste schon vor Ort sind und sich über einen früheren Check-In freuen.

Tipp: Oder wieso überraschen Sie Ihre Gäste nicht mit der Möglichkeit des „Late-Check-outs“ bei Ankunft?

Gästen einen längeren Aufenthalt (Late Check-out) anzubieten ist für Vermieter oft nur bedingt möglich, da die Ferienwohnung noch am selben Tag wieder für die nächsten Urlauber hergerichtet werden muss. Dies ist aber nicht immer der Fall. Gerade in der Nebensaison gibt es die ein oder andere Buchungslücke.

Und es wird Urlauber geben, die sich über die Möglichkeit freuen. Daher kann eine gewisse Kulanz beim Check-out und ein Anbieten eines Late-Check-outs auf Nachfrage, einen bleibenden Eindruck sowie glückliche Urlaubsgäste bringen. Dies kann sich in positiven Bewertungen widerspiegeln und zu Folgebuchungen führen.

Im Hotel ist die Möglichkeit eines Late Check-out oftmals gegen einen kleinen Aufpreis möglich.

Kofferaufbewahrung als Alternative

Sie können auch eine Kofferaufbewahrung anbieten, damit Gäste die letzten Urlaubsstunden bis zur Abreise ohne lästiges Gepäck genießen können. Wichtig dabei ist, eine abschließbare Möglichkeit zu haben und Fragen der Haftung vorab zu kommunizieren.

Meldeschein und Kurtaxe: auch das gehört dazu

Was beachten beim Meldeschein?

Jeder einzelne Beherbergungsbetrieb – egal ob Ferienzimmer, Ferienwohnung oder Hotel und unabhängig von der Betriebsgröße – ist in Deutschland verpflichtet, für jeden Gast einen Meldeschein nach §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz (BMG) auszustellen.

Für die Meldescheine besteht keine Formvorschrift, d.h. sie können prinzipiell selbst gestaltet werden, sie können aber auch als fertige Formularblöcke (z.B. im Online-Shop des DTV) käuflich erworben oder als Vorlage von geeigneter Stelle heruntergeladen werden. Er dient dem Nachweis, dass die Person, die in Ihrer Ferienwohnung oder Ihrem Ferienhaus vorübergehend wohnt, tatsächlich diejenige ist, für die sie sich ausgibt. Der Meldeschein enthält deshalb persönliche Informationen zum Hauptgast und auch zu den Mitreisenden.

Mit dem Dritten Bürokratieentlastungsgesetz wurde zum 1. Januar 2020 die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten für digitale Lösungen geöffnet. Optional wurde ein digitales Meldeverfahren eingeführt, bei dem die eigenhändige Unterschrift durch andere, sichere Verfahren ersetzt werden kann.

Mehr Informationen zum Digitalen Meldeschein gibt der Deutsche Tourismusverband.

Tipp: Um Konflikten vorzubeugen (wenn Gäste vor Ort keinen Meldeschein ausfüllen möchten), ist es deshalb ratsam, in den eigenen Hausregeln bereits auf die Meldepflichten hinzuweisen und dies vor Anreise zu wiederholen.

Was beachten bei der Kurtaxe?

Falls Ihr Ferienhaus oder Ihre Ferienwohnung in einer Gemeinde liegt, die Kurtaxe erhebt, sind Sie als Vermieter dazu verpflichtet diese von Ihren Urlaubsgästen einzuziehen.

Die Kurtaxe ist eine Gebühr, die pro Person berechnet wird und die Sie als Vermieter nicht selbst erheben, sondern die durch die Gemeinde erhoben wird. Daher sollten Sie diese auf der Rechnung auch gesondert ausweisen.

Zudem sollten Sie unbedingt in Ihrem Inserat bereits darauf hinweisen, dass eine Kurtaxe zu zahlen ist und wie hoch diese pro Tag und pro Person ist.

Meist ist die Kurtaxe mit einer sog. „Kur- oder „Gästekarte“ verbunden, die Sie Gästen im Gegenzug bei Ankunft aushändigen. Diese ermöglicht in der Regel den Zugang zu kostenlosen Angebote und vergünstigten Eintrittspreisen vor Ort. Auch hier sind bereits einige Destinationen auf digitale Gästekarten umgestiegen und es macht Sinn, im Inserat darauf hinzuweisen.

Wie handhaben Sie es aktuell mit Meldeschein und Kurtaxe bzw. der Übergabe von Gästekarten? Haben Sie bereits Erfahrung mit digitalen Versionen gemacht? Schreiben Sie es gerne in den Kommentaren.

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