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Buchungsbestätigung versenden – FeWo vermieten mit kostenloser Mustervorlage

Inhaltsverzeichnis

Eine Buchungsbestätigung für Ferienwohnungen oder Ferienhäuser ist mehr als eine lästige Formalität. Auch wenn ein verbindlicher Vertrag grundsätzlich auch formfrei und bei mündlicher (telefonischer Buchung) zustande kommt, ist eine schriftliche Buchungsbestätigung der richtige und rechtssichere Weg, um Missverständnissen vorzubeugen. Darüber hinaus gehört eine professionelle Buchungsbestätigung zu den elementaren Bestandteilen bei der Kommunikation mit Feriengästen – schließlich markiert sie in der Regel den ersten Kontakt zwischen Vermieter und Ferienhausgast. Wir verraten Ihnen, warum der Versand von Buchungsbestätigungen für Ferienhäuser und Ferienwohnungen so wichtig ist und was man beim Erstellen einer Buchungsbestätigung unbedingt beachten sollte. Am Ende des Artikels wartet auf Sie eine Muster-Vorlage für Buchungsbestätigungen zum Download!

Buchungsbestätigung für Ferienhaus oder Ferienwohnung – kleines Schreiben mit großer Verbindlichkeit

Wer eine Buchungsbestätigung für sein Feriendomizil versendet, macht Nägel mit Köpfen. Denn: das Anbieten und Bewerben einer Ferienwohnung auf einem Buchungsportal oder der eigenen Webseite stellt per se noch keine Willenserklärung dar. Diese muss in jedem Fall an explizit erwähnte Personen bzw. Vertragsparteien geknüpft sein, damit ein Beherbergungsvertrag zustande kommt. Somit könnte man die Buchungsbestätigung als kleines Anschreiben mit großer Verbindlichkeit umschreiben. Erst mit dem Versand und Empfang der Buchungsbestätigung wird aus der losen Anfrage eine handfeste Vereinbarung. Da diese Vereinbarung mit beidseitigen Rechten und Pflichten garniert ist, sorgt eine lückenlose Buchungsbestätigung für Klarheit und Planungssicherheit auf beiden Seiten.

Tipp: Sie haben die Buchungsbestätigung erstellt und wollen diese nun via Mail an die Feriengäste versenden? Bei der Gelegenheit können Sie direkt einen detaillierten Mietvertrag, die Hausordnung und, falls bereits vorhanden, eine Gästemappe mit anhängen. So haben Ihre Gäste alle benötigten Informationen zur Hand und können diese bei Bedarf auch auf ihrem Mobiltelefon abrufen.

Buchungsbestätigung erstellen – diese Angaben dürfen nicht fehlen

Wenn Sie Mietvertrag und Hausordnung separat mitsenden, können Sie Ihre Buchungsbestätigung der Übersichtlichkeit halber kurz und knapp halten. Dabei sollten Sie jedoch darauf achten, dass alle benötigten Angaben enthalten sind, damit ein rechtskräftiger Beherbergungsvertrag zustande kommt.

Diese Angaben gehören auf die Buchungsbestätigung

  • Name und Adresse der Unterkunft sowie die Kontaktdaten des Vermieters
  • Name und Adresse des Ferienhausgastes, der die Anfrage gestellt hat
  • Der exakte Mietzeitraum, bei Bedarf ergänzt mit Zeitfenstern für Check-In & Check-Out
  • Anzahl der Gäste, aufgeteilt in Erwachsene, Kinder und Haustiere (falls erlaubt)
  • Mietpreis mit separat aufgeführten Kosten für optionale Zusatzleistungen, Kurtaxe etc.
  • Kontoinformationen sowie Zahlungsmodalitäten inkl. Höhe der zu leistenden Anzahlung und Zahlungsziel für die Überweisung
  • Mietbedingungen inkl. Details zu Stornierungsgebühren

Tipp: Auch wenn Sie ein standardisiertes Formular für die Erstellung Ihrer Buchungsbestätigungen nutzen, sollten Sie die Angaben vor dem Versenden genau prüfen, da diese verbindlich sind. Ist das Ferienhaus im angefragten Reisezeitraum auch verfügbar? Wurden die Kosten für Brötchenservice und Endreinigung aufgelistet? Ist die Frist für eine kostenlose Stornierung korrekt?  

Der Kern der Buchungsbestätigung – Rechte und Pflichten für Mieter und Vermieter

Haben beide Vertragsparteien ihre Willenserklärung in Form einer Buchungsanfrage und einer Buchungsbestätigung abgegeben, sind die darin aufgeführten und zu erbringenden Leistungen verpflichtend. Heißt: der Vermieter verpflichtet sich verbindlich, die Ferienunterkunft wie beschrieben und zum angegebenen Reisezeitraum bereitzustellen. Der Feriengast seinerseits verpflichtet sich, den dafür fälligen Betrag fristgerecht zu entrichten, und, im Falle einer Absage, die dafür fälligen Stornierungsgebühren zu entrichten. Wie hoch diese in Prozent ausfällt und bis zu welchem Datum kostenfrei storniert werden kann, sollte in der Buchungsbestätigung übersichtlich aufgelistet sein. Wir empfehlen das Anbieten flexibler Stornierungsbedingungen, da Vermieter-Flexibilität in Sachen Stornierung die Anzahl der Anfragen deutlich erhöht, wie die Reisetrends 2023 zeigen.      

Tipp: Die Erhöhung der Stornierungsrate bei flexiblen Stornierungsbedingungen steht in keinem Verhältnis zu den zusätzlichen Anfragen, die dadurch generiert werden können. Ferienhausgäste, die aufgrund der Corona-Maßnahmen und Reisebeschränkungen während der Pandemie unverschuldet hohe Stornierungsgebühren entrichten mussten, suchen gezielt nach Angeboten mit fairen Stornierungsbedingungen.

Eine Buchungsbestätigung schafft Verbindlichkeit für alle Parteien

Standardisieren Sie Ihre Buchungsbestätigungen für Ferienhaus und Ferienwohnung!

Wer bei jeder Buchungsanfrage eine neue Mail aufsetzt, wird früher oder später merken, wie mühsam das ist. Darüber hinaus ist die Gefahr, wichtige Informationen zu vergessen oder Eckdaten falsch einzugeben, viel zu groß. Nehmen Sie sich die Zeit und passen Sie unsere Muster-Vorlage für Buchungsbestätigungen an die Gegebenheiten Ihrer Ferienwohnung oder Ihres Ferienhauses an. So können Sie zum Beispiel alle von Ihnen angebotenen Extras (Fahrradverleih, Saunanutzung, Wäschepaket) auflisten und bei Buchung durch den Feriengast entsprechend kennzeichnen. Auch können Sie die maximale Personenzahl/Anzahl der Haustiere und etwaige Kosten für nicht angemeldete Gäste auflisten. Damit Ihnen im Stress zwischen Ferienwohnung putzen und Gäste empfangen keine Informationen unter den Tisch fallen, können Sie auch festlegen, dass Stornierungen ausschließlich telefonisch zu erfolgen haben.

Tipp: Kommt es öfter zu Situationen, in denen Ihre vor kurzem angereisten Gäste Sätze mit „Aber wir dachten (…)“, „Wir sind eigentlich davon ausgegangen, dass (…) oder „Hätten wir gewusst (…)“ beginnen, ist das möglicherweise ein Hinweis darauf, dass Ihre Buchungsbestätigung noch etwas Konkretisierung und Ergänzung nötig hat. Gerade bei unerwarteten Zusatzkosten vor Ort oder fehlenden Ausstattungsmerkmalen reagieren viele Gäste verständlicherweise gereizt.   

Buchungsbestätigung muss nicht bieder sein – gönnen Sie Ihrer schriftlichen Zusage eine Portion Individualität

So wichtig die korrekten Angaben in einer Ferienhaus-Buchungsbestätigung auch sein mögen: in Bezug auf die Form und die inhaltliche Ausgestaltung haben Sie größtenteils freie Hand. Bedenken Sie bitte, dass die Buchungsbestätigung in der Regel diejenige Nachricht im Postfach Ihrer Feriengäste ist, die die Reiselust und die Vorfreude auf eine unbeschwerte Zeit bei Ihnen weckt. Ein freundlicher Begrüßungssatz im Stile von „Liebe Gäste, wir bedanken uns für Ihre Buchung und freuen uns, Sie bald bei uns in XYZ begrüßen zu dürfen“ vereint Verbindlichkeit und Gastlichkeit. Fügen Sie Ihr Logo an populärer Stelle in die Buchungsbestätigung ein oder wählen Sie eine Schriftart, die zu Ihrer Marke passt und dem Dokument festlichen Ferien-Charakter verleiht. Je mehr Mühe Sie sich beim Ausgestalten Ihrer Buchungsbestätigungen für Ferienhäuser und Ferienwohnungen geben, desto größer ist die Verlockung, die Bestätigung auszudrucken, an den Kühlschrank zu hängen und sich immer wieder aufs Neue zu freuen, was einem da bevorsteht.

Tipp: Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf und verleihen Sie Ihren Buchungsbestätigungen eine persönliche Note. Stammgäste und Langzeitmieter freuen sich sicher auch über eine postalische Buchungsbestätigung samt Grußkarte. Die perfekte Gelegenheit, um mit kreativer Individualität zu glänzen.  

Buchungsbestätigung wann versenden? Der frühe Vermieter fängt den Wurm!

Was den richtigen Zeitpunkt für das Versenden der Buchungsbestätigung anbelangt, gilt die Devise: je früher, desto besser! Daher ist es enorm wichtig, dass Sie Ihre Buchungsanfragen regelmäßig checken und möglichst zeitnah beantworten. Dies zeigt den Ferienhausgästen, dass sie mit einem professionellen und engagierten Vermieter interagieren, der auch bei Fragen oder Problemen vor Ort kurzfristig verfügbar ist. Sobald Sie unsere Muster-Vorlage an die Gegebenheiten Ihres Ferienhauses oder Ihrer Ferienwohnung angepasst haben, steht der schnellen und unkomplizierten Zusage nichts mehr im Wege.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Vermieten Ihrer Ferienwohnung auf Ferienhausmiete.de! Falls Sie Fragen oder Anregungen zum Thema „Buchungsbestätigung“ haben, hinterlassen Sie uns einen Kommentar oder kontaktieren Sie uns via Mail.

Download: Kostenlose Mustervorlage für Buchungsbestätigung

Für alle, die keine Zeit haben, ein standardisiertes Dokument vorzubereiten, haben wir eine Muster-Vorlage für Buchungsbestätigungen zum Download vorbereitet, die Sie Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen können.

Download english version here

Hinweis: Die resido GmbH übernimmt keinerlei Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und insbesondere für die Rechtsbeständigkeit der Muster-Vorlage für die Buchungsbestätigung insgesamt oder in Teilen daraus. Schadenersatzansprüche gegen resido GmbH, gleich welcher Art, sind ausgeschlossen. Bei der inhaltlichen und formalen Ausgestaltung Ihrer individualisierten Buchungsbestätigung können Sie sich von einem fachkundigen Steuerberater oder Rechtsanwalt beraten lassen.

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